Plan van Aanpak voor verbeteringen in bestuurlijke besluitvorming: werk aan de winkel
Aantal verbetersporen moet worden uitgewerkt naar de praktijk
Gepubliceerd: 6 december 2024
Tijdens de Algemene Raadscommissie van 4 december kwam ook een eerste aanzet naar het verbeteren van de bestuurlijke besluitvorming in de gemeente Bergen. Dat was naar aanleiding van de gebeurtenissen rondom Het Bijzondere Huis afgesproken.
De commissieleden konden zich prima vinden in hetgeen werd voorgelegd. ‘De cultuurverandering is misschien wel de belangrijkste verandering die nodig is om dit soort problemen te voorkomen in de toekomst’, was de algemene teneur. Verder kwamen er vooral opmerkingen over de ‘borging van de kwaliteit’, ‘het monitoren van de processen’ en ’tussentijds evalueren’.
Al deze termen en oneliners ten spijt, feit blijft dat wanneer iedereen binnen het bestuurlijk apparaat zich gewoon aan de procedures en geldende afspraken had gehouden, de problemen rondom Het Bijzondere Huis niet waren ontstaan. Eigenmachtig handelen, verwatering van procedures, matige of geen verslaglegging en het omzeilen van systemen en protocollen leidden het debacle destijds in.
Dit PvA wordt de komende maanden verder concreet gemaakt in een Uitwerkingsplan dat meer expliciet met maatregelen en te nemen stappen zal komen tot verbetering van ‘het bestuurlijk besluitvormingsproces’.
Achtergrond
De besluitvorming rondom Het Bijzondere Huis was ‘slechts’ de aanleiding, er waren al eerder signalen dat het besluitvormingsproces minder goed en transparant verliep. De basis was niet op orde, zo begint het voorgelegde Plan van Aanpak (PvA) van Hiemstra & De Vries, die het heeft opgezet en uitgewerkt.
Verbetersporen
Korte samengevat luidt het rapport: er zijn meerdere wegen (verbetersporen) waarlangs de verschillende onderdelen rond een zorgvuldige besluitvorming en transparant bestuur een structurele verbetering moeten ondergaan. Die verbetersporen hebben bijvoorbeeld betrekking op dat kwaliteit voor snelheid gaat, dat ieders rol in het proces duidelijk moet zijn en afgebakend, dat een deugdelijk ICT-systeem beschikbaar is, dat er op elk moment controle op kwaliteit moet zijn en voortdurende ondersteuning door middel van training, adequate vastlegging van processen, besluiten en documenten in het documentbeheersysteem en goede en efficiënte samenwerking tussen ambtenaren, college en gemeente (ook binnen de BUCH).
Verbetermaatregelen
Het toepassen van de noodzakelijke verbetermaatregelen is een veranderproces, laten de opstellers van het PvA weten. Ze komen bovendien met een aantal concrete aanbevelingen met dus kwaliteit voor snelheid als eerste prioriteit. ‘Dat is in feite normgevend voor de andere maatregelen en te zetten stappen. Helderheid over het proces, duidelijke rollen en een open cultuur zijn cruciaal’, luidt het PvA. ‘Daarbij zou het wenselijk zijn dat over de aangehouden stukken geregeld een evaluatie plaatsvindt: waarom zijn ze aangehouden? Is er twijfel over de juistheid en volledigheid? Hoe kan dat verbeterd worden? Naar aanleiding van die evaluatie kan ook de ambtelijke organisatie zich verbeteren.’
Hiemstra & De Vries hadden aanbevolen dat er een externe implementatiemanager zou moeten komen om het proces verder vorm te geven. Dat was volgens wethouder Briët niet nodig: ‘Gezien het feit dat we straks een interim (en uiteindelijk een nieuwe) gemeentesecretaris krijgen, krijgt die tegelijk de opdracht om toe te zien op de uitwerking van dit plan. Dan is geen externe kracht nodig, maar wordt het expliciet onderdeel van zijn of haar taak.’
Kritisch
Natuurlijk was er ook wel wat kritiek. Arend Jan van den Beld (VVD) vroeg zich af: ‘Stel, alles is straks op orde, op papier althans, en het werkt niet. Wat dan? Theorie is vaak mooi, maar de praktijk is nog wel eens weerbarstig.’ Briët antwoordde daarop dat ‘om alles te kunnen laten slagen harde voorwaarden nodig zijn. Ook die zullen we in het uitvoeringsplan expliciet benoemen en inzichtelijk maken.’ Ook zegde Briët toe de hoogste prioriteit te geven aan ‘integriteit’, ‘kwaliteit’ en ‘cultuurverandering’. ‘Die zaken gaan hand in hand’, aldus de wethouder. ‘Het een kan niet los worden gezien van het ander.’
Het is duidelijk dat er nog flink werk aan de winkel is.
John de Waard
Foto (redactie): Wethouder Ernest Briët licht het Plan van Aanpak voor verbetering van bestuurlijke besluitvorming toe aan de commissie.